ZDB-Umbuchungen: Änderungen der Bestandszuordnung
Vorbemerkung
Durch die Auflösung, Zusammenlegung oder organisatorische Veränderung von Einrichtungen können Änderungen im ISIL-Verzeichnis erforderlich werden, die Auswirkungen auf die zugehörigen Bestandsdaten in der Zeitschriftendatenbank (ZDB) haben. Im ISIL-Verzeichnis werden Angaben zu Einrichtungen und deren organisatorischer Zuordnung verwaltet. Änderungen können insbesondere dann erforderlich werden, wenn eine Einrichtung aufgelöst wird und ihre Bestände von einer anderen Einrichtung übernommen werden oder wenn sich die Zuordnung einer Einrichtung zu einer ILN (Internal Library Number) ändert.
Für diese Fälle stehen verschiedene Verfahren der ZDB-Umbuchung zur Verfügung. Sie werden von der ZDB als kostenfreie Serviceleistung für ZDB-Teilnehmende in der Regel viermal jährlich zum Beginn eines Quartals durchgeführt. Grundsätzlich können Einrichtungen Bestandsänderungen im Rahmen ihrer Berechtigungen auch selbst im Online-System durchführen. Bei geplanten größeren Änderungen wird jedoch um eine frühzeitige Abstimmung mit der ZDB gebeten.
Verfahrensarten der Umbuchung
Verfahren 1: Löschung aller Bestände einer Einrichtung
Dieses Verfahren wird angewendet, wenn eine Einrichtung aufgelöst wird und ihre Bestände nicht von einer anderen Einrichtung übernommen werden. Alle Bestandsdatensätze, die einer bestimmten Einrichtung zugeordnet sind, werden aus der ZDB entfernt.
Zur Versorgung des ZDB-Änderungsdienstes werden die zu löschenden Bestandsdatensätze zunächst als Löschungen gekennzeichnet und über den Änderungsdienst bereitgestellt. Anschließend werden sie endgültig aus der Datenbank entfernt. Die beteiligten Einrichtungen und Verbundsysteme werden über die Durchführung informiert.
Verfahren 2: Umbuchung aller oder ausgewählter Bestände innerhalb derselben ILN
Dieses Verfahren wird angewendet, wenn Bestände von einer Einrichtung auf eine andere Einrichtung innerhalb derselben ILN übertragen werden.
Neben der vollständigen Übertragung aller Bestände kann auch eine Umbuchung von Teilbeständen erfolgen. Voraussetzung hierfür ist, dass die beteiligten Einrichtungen geeignete Selektionskriterien zur eindeutigen Identifikation der umzubuchenden Bestände bereitstellen.
Die Verknüpfung der Bestandsdatensätze wird entsprechend auf die übernehmende Einrichtung geändert. Die Änderung wird protokolliert und über den ZDB-Änderungsdienst bereitgestellt. Nach der vollständigen Übertragung aller Bestände kann die nicht mehr benötigte Einrichtung aus dem ISIL-Verzeichnis entfernt werden.
Verfahren 3: Änderung der ILN-Zugehörigkeit einer Einrichtung
Wenn sich die Zuständigkeit für eine Einrichtung innerhalb der ZDB ändert, kann eine Änderung der ILN-Zugehörigkeit erforderlich werden. In diesem Fall werden die Bestandsdatensätze der Einrichtung der neuen ILN zugeordnet, sodass die zuständige Stelle die entsprechenden Bearbeitungsrechte erhält.
Da die Änderung der ILN-Zugehörigkeit keine fachliche Änderung der Bestandsdaten darstellt, wird sie nicht über den ZDB-Änderungsdienst verteilt.
Verfahren 4: Umbuchung aller oder ausgewählter Bestände zwischen unterschiedlichen ILNs
Dieses Verfahren wird angewendet, wenn Bestände einer aufgelösten oder umstrukturierten Einrichtung von einer Einrichtung in einem anderen ILN-Bereich übernommen werden.
Auch in diesem Fall können neben vollständigen Bestandsübernahmen Teilbestände umgebucht werden, sofern geeignete Selektionskriterien zur Verfügung gestellt werden.
Die Bestandsdatensätze werden der übernehmenden Einrichtung und ihrer ILN neu zugeordnet. Die Änderung wird protokolliert und als Korrektur über den ZDB-Änderungsdienst bereitgestellt. Nach Abschluss der vollständigen Übernahme können nicht mehr benötigte Einträge im ISIL-Verzeichnis entfernt werden.
Organisatorische Hinweise
ZDB-Umbuchungen werden in der Regel zum Beginn eines Quartals durchgeführt. Für eine fristgerechte Bearbeitung wird um eine vorherige Abstimmung mit der ZDB gebeten. Die Anmeldung einer geplanten ZDB-Umbuchung sollte möglichst spätestens vier Wochen vor dem gewünschten Durchführungstermin erfolgen.